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1. Respect de la vie privée

Azzilon Systems Inc. s’engage à protéger les données personnelles et à respecter votre vie privée.

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons, protégeons et traitons les informations personnelles vous concernant. Cette déclaration s’applique aux informations personnelles que vous nous fournissez :

• en tant que visiteur de nos sites web ou en tant qu’utilisateur de nos portails clients ;
• lorsque vous nous envoyez des informations personnelles dans le cadre d’une demande de renseignements concernant la fourniture directe de produits et de services par Azzilon ;
• en tant que visiteur de nos locaux ; et
• et en tant que contact chez l’un de nos clients ou de leurs clients, clients potentiels, fournisseurs ou autres partenaires commerciaux.

Avis aux clients d’Azzilon

Lorsque nous collectons des informations personnelles pour le compte de nos clients, Azzilon agit en tant que « processeur de données » (tel que défini dans le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD)) pour le compte de ses clients et cette politique de confidentialité ne s’applique pas. Les clients de nos clients (par exemple, les investisseurs du Fonds ou toute personne fournissant des informations dans le cadre de l’obtention d’un produit ou d’un service auprès d’un client d’Azzilon) doivent consulter directement le client concerné pour obtenir une copie de la politique de confidentialité émise par le client en tant que « responsable du traitement » (tel que décrit dans le GDPR) qui s’appliquera dans ce cas.

2. Quelles sont les informations que nous recueillons auprès de vous ?

Nous pouvons collecter et traiter les informations suivantes (données personnelles) vous concernant :

Les informations que vous nous communiquez :

• Il s’agit des informations vous concernant que vous nous communiquez en remplissant des formulaires sur notre site web (ou d’autres formulaires que nous vous demandons de remplir), en nous remettant une carte de visite (ou un document similaire) ou en correspondant avec nous par téléphone, par courrier, par courrier électronique ou par d’autres moyens.
• Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de votre adresse, de votre adresse électronique, de votre numéro de téléphone professionnel, de votre numéro de téléphone portable, d’informations sur votre relation d’affaires avec nous, d’informations sur vous nécessaires pour effectuer des contrôles anti-blanchiment afin de nous conformer aux exigences relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et à d’autres législations qui nous sont applicables, ainsi que d’informations sur votre rôle professionnel, vos antécédents et vos centres d’intérêt.

Informations que notre site web et d’autres systèmes recueillent à votre sujet :

• Si vous visitez notre site web, il recueillera automatiquement certaines informations sur vous et votre visite, y compris l’adresse du protocole Internet (IP) utilisée pour connecter votre appareil à Internet et d’autres informations telles que le type et la version de votre navigateur. Nous pouvons également recueillir des informations sur les pages de notre site que vous visitez. Notre site web peut également télécharger des « cookies » sur votre ordinateur.
• Si vous envoyez des courriels, téléphonez, écrivez ou échangez d’autres communications électroniques avec nos employés et d’autres membres du personnel, nos systèmes de technologie de l’information enregistreront les détails de ces conversations et échanges, y compris parfois leur contenu.
• Certains de nos locaux sont équipés de systèmes de télévision en circuit fermé qui peuvent vous enregistrer si vous visitez nos locaux, à des fins de sécurité et de sûreté.

Autres informations : Nous pouvons également collecter des informations provenant d’autres sources. Par exemple :

• Si nous avons une relation commerciale avec l’organisation que vous représentez, vos collègues ou d’autres contacts professionnels peuvent nous fournir des informations vous concernant, telles que vos coordonnées ou les détails de votre rôle dans l’organisation que vous représentez.
• Nous recueillons parfois des informations auprès d’autres tiers, qui peuvent inclure des fournisseurs de données tiers, ou auprès de sources publiques à des fins de lutte contre le blanchiment d’argent, de vérification des antécédents et à d’autres fins similaires, afin de protéger notre activité et de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
  

3. Comment utiliserons-nous vos informations ?

Nous pouvons utiliser vos informations aux fins suivantes :

• pour personnaliser votre expérience avec nous, effectuer des recherches et des analyses et répondre aux commandes et aux demandes de produits, de services ou d’informations émanant de vous ou de l’organisation que vous représentez ;
• pour vous envoyer des communications marketing concernant nos produits et services ;
• à des fins commerciales ordinaires, notamment pour exploiter et administrer les produits et services fournis par Azzilon conformément aux conditions des accords que nous pouvons avoir avec nos clients.
• pour exploiter, administrer et améliorer notre site web et nos locaux, ainsi que d’autres aspects de la manière dont nous menons nos activités.
• pour protéger notre entreprise contre la fraude, le blanchiment d’argent, l’abus de confiance, le vol de matériel exclusif et d’autres délits financiers ou commerciaux.
• pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, et pour introduire et défendre des actions en justice lorsque les informations sont pertinentes (y compris pour nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir).
• pour nous conformer à nos politiques internes et tenir à jour nos dossiers, ou comme l’exigent les lois applicables en matière de protection des données
• pour répondre aux demandes de nos clients qui ne sont pas déjà traitées ci-dessus.

Nous pouvons être amenés de temps à autre à examiner les informations vous concernant détenues dans nos systèmes – y compris le contenu et d’autres informations liées à votre courrier électronique et à d’autres communications avec nous – à des fins de conformité et de protection de l’entreprise, comme décrit ci-dessus.

Il peut s’agir d’examens visant à divulguer des informations pertinentes dans le cadre d’un litige et/ou d’examens de dossiers pertinents dans le cadre d’enquêtes réglementaires ou criminelles internes ou externes.

Dans la mesure où le droit applicable le permet, ces examens seront menés de manière raisonnable et proportionnée, et approuvés à un niveau de direction approprié. Ils peuvent en fin de compte impliquer la divulgation de vos informations à des agences gouvernementales et à des parties à un litige, comme indiqué ci-dessous.

Vos courriers électroniques et autres communications peuvent également être consultés occasionnellement par des personnes autres que le membre du personnel avec lequel ils ont été échangés, à des fins de gestion commerciale ordinaire (par exemple, lorsque cela est nécessaire lorsqu’un membre du personnel n’est pas au bureau ou a quitté notre organisation).

Nous ne traiterons vos informations personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus.

Dans des circonstances exceptionnelles, nous pouvons également être tenus par la loi de divulguer ou de traiter autrement vos informations personnelles.

Lorsque nous vous demanderons de fournir des informations vous concernant, nous vous dirons si.. :

• la fourniture des informations demandées est nécessaire au respect d’une obligation légale, ou
• il s’agit d’une démarche purement volontaire et il n’y aura aucune conséquence si vous refusez de fournir les informations.

Si vous n’êtes pas certain qu’Azzilon a besoin des informations que nous vous demandons, veuillez contacter le représentant d’Azzilon qui vous demande ces informations ou contactez-nous pour nous faire part de votre question.

4. Divulgation et transfert international de vos informations

Nous pouvons divulguer des informations personnelles vous concernant, lorsque cela est raisonnablement nécessaire et approprié pour les différents objectifs légitimes décrits ci-dessus :

• aux autres entités juridiques au sein d’Azzilon.
• si nous recevons les informations personnelles de votre part en tant que représentant de l’un de nos partenaires commerciaux ou clients, à vos collègues au sein de l’organisation que vous représentez.
• à des prestataires de services tiers qui hébergent notre site web ou d’autres systèmes de technologie de l’information ou qui détiennent ou traitent vos informations en notre nom, dans des conditions de confidentialité et de sécurité similaires.
• aux partenaires commerciaux, fournisseurs et sous-traitants pour l’exécution de tout contrat que nous concluons avec eux ou avec vous.
• dans le cadre d’une proposition ou d’une réalisation de vente, de fusion, de transfert ou d’échange de tout ou partie d’une entreprise ou d’une unité d’exploitation ; conformément à nos obligations légales, y compris à l’égard d’organismes de réglementation, de poursuites et d’autres organismes gouvernementaux compétents, ou de parties à un litige, dans tout pays ou territoire, ou lorsque nous sommes autrement tenus par la loi de divulguer des informations.

Ces divulgations peuvent impliquer le transfert de vos informations personnelles à l’étranger. Si vous traitez avec nous au Canada, vous devez savoir que cela peut inclure des transferts vers des pays hors du Canada, qui n’ont pas de lois aussi strictes en matière de confidentialité des données et qui peuvent donc offrir un niveau inférieur de protection des données à caractère personnel. Dans ces cas, lorsque nous transférons des données personnelles à d’autres entités juridiques au sein d’Azzilon ou à nos fournisseurs de services, nous veillerons à ce que nos accords avec eux soient régis par des accords de transfert de données, conçus pour garantir la protection de vos informations personnelles, dans des conditions approuvées à cette fin par la Commission européenne.

5. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

Nous nous engageons à protéger les informations personnelles que vous nous soumettez. Nous maintenons un programme de sécurité de l’information comprenant des politiques internes qui traitent de l’utilisation acceptable et de l’accès aux informations commerciales confidentielles et aux informations personnelles qui peuvent être contenues dans les systèmes d’information d’Azzilon. Nous maintenons des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales raisonnablement conçues pour protéger les informations personnelles contre la perte, l’utilisation abusive ou l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction des informations qui nous ont été fournies par l’intermédiaire de nos services en ligne.

6. Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Nous conserverons vos données conformément à notre politique de conservation des données à caractère personnel, qui prévoit une période d’au moins 7 ans ou plus si la loi applicable ou nos politiques internes de protection des données l’exigent.

Nous supprimerons les informations que nous détenons sur vous lorsque nous n’en aurons plus besoin.

Notez que nous pouvons conserver certaines informations limitées vous concernant même si nous savons que vous avez quitté l’organisation que vous représentez, afin de pouvoir maintenir une relation continue avec vous si et quand nous sommes à nouveau en contact avec vous, représentant une organisation différente.

7. Quels sont vos droits ?

Droits d’accès, de correction, de restriction et de suppression : Vous avez le droit d’accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’à certaines informations connexes. Vous pouvez également exiger que toute information personnelle inexacte soit corrigée ou supprimée et que tout traitement ultérieur des données soit limité.

Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos informations personnelles à des fins de marketing direct et vous avez le droit de vous opposer au traitement d’une partie ou de la totalité de vos informations personnelles (et d’exiger leur suppression) dans d’autres circonstances.

Réclamations : Si vous souhaitez déposer une plainte concernant notre respect de l’Azzilon lors du traitement de vos informations, veuillez contacter le Bureau de la protection des données à l’adresse suivante : https://www.priv.gc.ca/en/report-a-concern/file-a-formal-privacy-complaint/file-a-complaint-about-a-business/.

Vous pouvez également déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles auprès de l’organisme chargé de la protection des données dans votre pays.

8. Vos droits en matière de protection de la vie privée en Californie

En vertu de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act) et de ses règlements d’application (CCPA), vous (si vous êtes résident californien) pouvez bénéficier de certains droits en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne vos informations personnelles (telles que ce terme est décrit dans la CCPA). Certains de ces droits et exigences de divulgation sont déjà décrits dans les différentes sections ci-dessus. En outre, nous collectons les catégories d’informations personnelles décrites ci-dessous, que nous pouvons divulguer à d’autres entités juridiques au sein de SS&C, à des prestataires de services tiers qui hébergent notre site Web ou d’autres systèmes de technologie de l’information ou qui détiennent ou traitent vos informations en notre nom, dans des conditions de confidentialité et de sécurité similaires, ainsi qu’à des partenaires commerciaux, des fournisseurs et des sous-traitants pour les besoins de notre activité opérationnelle :

• Identifiants, tels que le nom, les coordonnées et les identifiants en ligne.
• Informations personnelles, telles que définies dans la loi californienne sur les dossiers des clients.
• Informations relatives à l’activité sur Internet ou sur le réseau, telles que l’historique de navigation et les interactions avec notre site web.
• Informations professionnelles ou liées à l’emploi, telles que le nom de la société.
• les conclusions tirées des informations personnelles énumérées ci-dessus pour créer un profil ou un résumé concernant, par exemple, les préférences et les caractéristiques d’une personne.
• L’exécution de tout contrat que nous concluons avec des partenaires commerciaux, des fournisseurs et des sous-traitants ou avec vous.
• Dans le cadre d’une proposition ou d’une réalisation de vente, de fusion, de transfert ou d’échange de tout ou partie d’une entreprise ou d’une unité d’exploitation ; conformément à nos obligations légales, y compris à l’égard d’organismes de réglementation, de poursuites et d’autres organismes gouvernementaux compétents, ou de parties à un litige, dans tout pays ou territoire, ou lorsque la loi nous oblige à divulguer d’autres informations.

Nous ne partageons ni ne vendons vos informations personnelles à des tiers pour leurs pratiques de marketing direct ; nous ne vendons pas non plus les informations personnelles (au sens de la CCPA) que vous nous avez fournies ou que nous avons pu collecter.

Si vous résidez en Californie, vous disposez des droits suivants, tels qu’ils sont définis dans la CCPA :

a) Droit de savoir. Vous avez le droit de demander que nous vous communiquions les informations suivantes concernant les 12 mois précédant votre demande.

• Les catégories d’informations personnelles que nous avons recueillies à votre sujet et les catégories de sources à partir desquelles nous avons recueilli ces informations personnelles.
• Les éléments spécifiques des informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet.
• L’objectif professionnel ou commercial de la collecte des informations personnelles vous concernant.
• les catégories d’informations personnelles vous concernant que nous avons par ailleurs partagées ou divulguées, et les catégories de tiers avec lesquels nous avons partagé ou auxquels nous avons divulgué ces informations personnelles.

b) Droit de demander la suppression. Vous avez le droit de nous demander de supprimer les informations personnelles que nous avons recueillies auprès de vous.

c) Droit de ne pas faire l’objet de discrimination. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une discrimination illégale pour avoir exercé vos droits en vertu de la CCPA.

9. Contactez nous

Les questions, commentaires et demandes concernant cette politique de confidentialité et notre traitement des informations personnelles sont les bienvenus. Veuillez les envoyer au 257, Sherbrooke Est suite 400, Montréal, Québec, Canada, H2X 1E3 ou envoyez-nous un courriel à info@azzilon.com .

Pour demander les divulgations ou la suppression décrites à la section 8, veuillez nous contacter par téléphone ou par courrier électronique à l’adresse suivante : Info@azzilon.com.

Nous répondrons à votre demande dans le respect des lois applicables en matière de protection des données. Selon le type de relation commerciale que vous entretenez avec nous, il se peut que nous devions vous informer que des informations supplémentaires sont nécessaires pour authentifier votre identité afin d’assurer la sécurité de vos données ou que nous transmettrons votre demande à l’entité de services financiers qui entretient la relation principale avec vous.

Pour les demandes de suppression de vos informations personnelles autorisées par les lois applicables en matière de protection des données, nous collaborerons avec vous pour répondre à vos demandes, à moins que les lois applicables en matière de protection des données ne prévoient d’autres exemptions, telles que le respect de la législation applicable ou d’une enquête réglementaire.

11. Modifications de cette politique

Toute modification apportée à l’avenir à la présente politique de confidentialité sera publiée sur notre site web et sera également disponible si vous nous contactez. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site pour prendre connaissance des changements éventuels.